Stresshantering på arbetsplatsen börjar bli ett modeord i företagskretsar. En undersökning visade att stress på arbetsplatsen kostar nationen nära 300 miljarder dollar varje år i form av hälsovård, arbetsfrånvaro och rehabilitering. Ledningen kan inte längre bortse från det ständigt ökande problemet med stresshantering på arbetsplatsen eftersom det har blivit tydligt att felaktig hantering av detta problemminskar vinsterna och produktiviteten kraftigt.

Chefer försöker nu mer än någonsin hitta nya sätt att hantera medarbetarnas moral och stress. Stresshanteringsprogram på arbetsplatsen, som genomförs av externa konsultföretag eller interna chefer, är ganska populära idag men frågan kvarstår - är de verkligen effektiva när det gäller att stävja problemet?

Det deprimerande ekonomiska läget och de anställdas stress är direkt proportionella i sitt förhållande. Hur motiverar en chef sina anställda att vara produktiva och effektiva, samtidigt som man håller deras stressnivåer under kontroll, särskilt när ökade monetära förmåner och kompensation inte är ett genomförbart alternativ?

Den här artikeln ger några enkla men effektiva strategier som du som chef kan använda för att minska stressen på arbetsplatsen.

18 sätt att minska stressen på arbetsplatsen

1. Var empatisk mot dina medarbetare

Respektera individuella personlighetsdrag och egenheter. Ingen människa är den andra lik; den rikedom som uppstår i ett team beror på denna olikhet, lär dig att uppskatta den.

Arbeta optimalt med det du har istället för att försöka forma medarbetaren enligt dina standarder. Du kommer att hitta introverta, extroverta, optimistiska såväl som pessimistiska medarbetare i ditt team, favorisera eller alienera inte någon på grund av deras personlighetsdrag.

Lär känna varje medarbetare personligen och interagera med dem på en nivå som är bekväm för dem.

2. Installera bås för anonyma klagomål och synpunkter

Det finns inget bättre sätt att vinna medarbetarnas förtroende och minska deras stress än att låta dem komma med feedback och klagomål. Använd feedbacken för att identifiera problem på arbetsplatsen som behöver åtgärdas.

Håll ett personligt möte (en till en) med medarbetarna för att ta upp deras problem. Ta inte negativ feedback personligt, utan försök att hantera den på bästa möjliga sätt.

Ibland kan ett uppmuntrande eller hoppfullt ord lugna den djupaste rädslan hos en anställd.

"En av de vackraste gåvorna i världen är uppmuntran. När någon uppmuntrar dig hjälper den personen dig över en tröskel som du annars kanske aldrig skulle ha tagit dig över på egen hand." - John O'Donohue

3. Tillhandahålla hälsosam mat i matsalarna

Små saker räcker långt för att skapa en glad och stressfri arbetsmiljö. De flesta anställda gillar att varva ner och koppla av under lunchrasterna, så matsalen bör vara en stressfri plats och maten bör vara hälsosam.

En bullrig, fullsatt matsal som serverar ljummen mat kan få den mest optimistiska av medarbetare att tappa humöret.

4. Hålla månatliga möten på tu man hand

Träffa varje medarbetare personligen och lyssna noga på vad de har att säga. Fråga dig själv om du verkligen känner empati för medarbetarens problem eller om du försöker försvara din ståndpunkt?

Dessa möten bör vara forum för de anställda att komma med sina farhågor och förslag till förbättringar av arbetsplatsen. De bör känna sig säkra på att du är villig att ge dem en rättvis och fördomsfri utfrågning.

5. Erbjud små incitament i form av pengar och betald ledighet

Små incitament kan räcka långt för att öka produktiviteten bland dina medarbetare.

Små bonusar för att hålla deadlines och betald semester kan få de anställda att känna sig uppskattade och uppmuntrade.

6. Ta itu med prestationsångest bland anställda

En del toppresterande medarbetare tenderar att slappna av efter ett tag eftersom de känner sig malplacerade bland resten av sina kollegor. Toppresterande medarbetare behöver uppmuntras privat så att de inte känner sig obekväma bland andra kollegor.

En lågpresterande medarbetare bör hanteras med ännu större försiktighet, och orsakerna till att de inte presterar måste tas upp snabbt - det kan vara så att arbetet de utför inte är tillräckligt utmanande eller att det saknas vägledning från din sida.

7. Hjälpa anställda att hantera sin tid effektivt

Tydliga riktlinjer och deadlines hjälper medarbetarna att organisera sitt arbete mer effektivt. Otydliga instruktioner kan orsaka stress hos medarbetarna på grund av förvirring eller brist på vägledning.

Betona behovet av punktlighet och tidshantering men uppmuntra dem också att avsluta sitt arbete vid en bestämd sluttid. Att tillbringa extra timmar på kontoret blir en vana för vissa anställda och detta äter faktiskt upp deras produktivitet på lång sikt.

8. Tillåt flexibla arbetstider

Flexibilitet främjar avkoppling medan stelhet skapar stress. Tänk på hur du kan införa flexibilitet i dina arbetstider. Om möjligt, låt medarbetarna komma till jobbet när det passar dem.

Fokusera på slutförda projekt snarare än arbetade timmar. Om en medarbetare slutför ett projekt snabbare, ge hen ledigt (eller gå hem tidigare) istället för att överhopa hen med fler projekt.

9. Ge möjlighet att arbeta hemifrån

Om det är möjligt i din bransch, ge medarbetarna möjlighet att arbeta hemifrån och bara komma till kontoret när det behövs.

Olika undersökningar visar att om anställda får arbeta hemifrån kan det öka deras produktivitet avsevärt. Till exempel har denna undersökning av ett Kalifornienbaserat företag visat en 47% ökning av arbetstagarnas produktivitet när de får arbeta hemifrån!

10. Placera stressavlastande leksaker i båsen

För att skapa en sportig känsla på kontoret kan du placera några stressleksaker vid medarbetarnas kuber. Sandur, nålar, stressbollar och pussel kan ge lite kul till tråkiga kuber och fungera som stressavlastare för medarbetarna.

11. Tillåt naturlig belysning

Den färg och belysning som används på kontoret kan också påverka medarbetarnas humör och stress. När det är möjligt bör du låta naturligt solljus komma in i kontorslokalerna. Det finns gott om forskning som visar att exponering för dagsljus avsevärt minskar medarbetarnas stress och samtidigt ökar deras produktivitet.

Du kan också överväga att tillhandahålla personlig belysning som medarbetarna kan justera efter sina behov.

12. Placera växter i och runt kontorsbås

Det finns inget som går upp mot en gnutta natur för att pigga upp. Täta gröna blad och blommande växter skapar en rogivande miljö på kontoret och ökar trivselfaktorn hos medarbetarna.

13. Säkerställa en mindre bullrig miljö på kontoret

Tystnad är motgiftet mot stress och buller är orsaken. Prata med dina medarbetare och be dem att hålla ljudnivån så låg som möjligt, särskilt när de talar i telefon. Gör kontoret ljudisolerat genom att klä in kuber och väggar med ljudabsorberande material och tyg.

14. Säkerställa rena tvättrum och förråd

En läckande kran eller urinoar kan förstöra den bästa stämning. Se till att du har tillräckligt med städpersonal för att hålla toaletter och skafferier i ett sanitärt och fläckfritt skick.

15. Delegera arbetet på ett effektivt sätt

Tillåt korrekt arbetsfördelning för att undvika överbelastning av vissa anställda. Det finns tillfällen då vissa anställda är överarbetade medan andra har gott om fritid - dålig arbetsfördelning är boven i dramat. Håll koll på det arbete som utförs av de anställda och se till att arbetet cirkulerar på ett klokt sätt.

16. Undvik att tvinga anställda att delta i fritidsaktiviteter

Respektera dina medarbetares individualitet. Vissa av dina medarbetare föredrar ensamhet framför sammankomster; tvinga dem inte att delta i sammankomster och utflykter.

Ge medarbetarna gott om utrymme att uttrycka sin individualitet istället för att förvänta sig att de alltid ska bete sig som en grupp. Vissa chefer uppmuntrar öppna klädkoder av just detta skäl.

17. Uppmuntra medarbetarna att sätta en personlig prägel på sina bås

En del anställda känner sig mer hemma när de sätter lite personlig prägel på sina arbetsplatser. Affischer, inramade foton, leksaker och andra personliga prydnadsföremål kan ge arbetsmiljön en individuell touch och hjälpa dem att känna sig mindre stressade.

18. Göra arbetsmiljön rymlig

Rymliga arbetsmiljöer är mindre benägna att stressa. Se till att kuberna inte är för trånga och att det finns lite personligt utrymme för varje anställd.

19. Ge anställda försäkringar om att de inte kommer att bli uppsagda

Den största källan till stress hos anställda är anställningstrygghet, så du bör göra ditt bästa för att lindra denna rädsla.

Ibland måste svåra beslut fattas, men det sätt på vilket du kommunicerar dessa beslut till teamet skulle göra mycket för att försäkra dem och hålla dem mindre stressade.

20. Undvik onödiga möten

Det finns gott om forskning som visar att för många möten hämmar produktiviteten och moralen samtidigt som de ökar stressnivåerna. När det är möjligt bör du dra ner på möten som inte är absolut nödvändiga. Du kan också överväga att genomföra möten på distans istället för att be alla att vara fysiskt närvarande i ett mötesrum.

21. Undvik att detaljstyra saker och ting

Ge dina medarbetare frihet att arbeta självständigt. För mycket kontroll är inte bra eftersom ingen gillar känslan av att vara kontrollerad. Som tidigare nämnts är flexibilitet nyckeln.

Så detta var 21 enkla steg som du kan genomföra idag och som kommer att minska medarbetarnas stress avsevärt. Vilka strategier fungerade för dig? Låt oss veta i kommentarerna nedan.