Quản lý căng thẳng tại nơi làm việc đang trở thành một từ thông dụng trong giới doanh nghiệp. Một cuộc khảo sát chỉ ra rằng căng thẳng tại nơi làm việc tiêu tốn của quốc gia gần 300 tỷ đô la mỗi năm về chăm sóc sức khỏe, nghỉ làm và phục hồi chức năng. Ban quản lý không còn có thể gạt sang một bên mối lo ngại ngày càng tăng về quản lý căng thẳng tại nơi làm việc bởi vì rõ ràng là việc quản lý sai vấn đề này sẽ ảnh hưởng sâu sắc đến lợi nhuận và năng suất.

Hơn bao giờ hết, các nhà quản lý đang cố gắng tìm ra những cách mới để quản lý tinh thần và căng thẳng của nhân viên. Ngày nay, các chương trình quản lý căng thẳng tại nơi làm việc, được thực hiện bởi các chuyên gia tư vấn bên ngoài hoặc giám đốc điều hành nội bộ, khá phổ biến nhưng câu hỏi vẫn còn đó – liệu chúng có thực sự hiệu quả trong việc kiềm chế vấn đề?

Tình trạng suy thoái của nền kinh tế và căng thẳng của nhân viên có ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ thuận trong mối quan hệ của họ. Làm cách nào để người quản lý thúc đẩy nhân viên của mình làm việc hiệu quả và năng suất, đồng thời kiểm soát được mức độ căng thẳng của họ, đặc biệt khi việc tăng lợi ích bằng tiền và bồi thường không phải là một lựa chọn khả thi?

Bài viết này nhằm cung cấp một số cách đơn giản nhưng hiệu quả các chiến lược mà bạn có thể thực hiện với tư cách là người quản lý để giảm căng thẳng tại nơi làm việc.

18 Cách Giảm Căng thẳng Tại Nơi làm việc

1. Đồng cảm với nhân viên của bạn

Tôn trọng những đặc điểm và thói quen cá nhân của từng cá nhân. Không có con người nào giống với người khác;sự giàu có xuất hiện trong bất kỳ đội nào là do sự khác biệt này, hãy học cách đánh giá cao nó.

Làm việc một cách tối ưu với những gì bạn có thay vì cố gắng uốn nắn nhân viên theo tiêu chuẩn của bạn. Bạn sẽ tìm thấy những nhân viên hướng nội, hướng ngoại, lạc quan cũng như bi quan trong nhóm của mình, đừng ủng hộ hay xa lánh bất kỳ ai vì đặc điểm tính cách của họ.

Tìm hiểu cá nhân từng nhân viên và tương tác với họ ở mức độ mà họ cảm thấy thoải mái.

2. Lắp đặt các gian hàng để khiếu nại và phản hồi ẩn danh

Không có cách nào tốt hơn để đảm bảo niềm tin của nhân viên và giảm căng thẳng cho nhân viên hơn là cho phép họ đưa ra phản hồi và khiếu nại của mình. Sử dụng phản hồi để xác định các vấn đề tại nơi làm việc cần khắc phục.

Tiến hành cuộc họp cá nhân (trực tiếp) với nhân viên để giải quyết các mối lo ngại của họ. Đừng cá nhân nhận bất kỳ phản hồi tiêu cực nào; cố gắng giải quyết nó theo cách tốt nhất có thể.

Đôi khi một lời động viên hay hy vọng có thể xoa dịu nỗi sợ hãi sâu xa nhất trong bất kỳ nhân viên nào.

“Một trong những món quà đẹp nhất trên thế giới là món quà động viên. Khi ai đó khuyến khích bạn, người đó sẽ giúp bạn vượt qua ngưỡng mà nếu không thì bạn có thể không bao giờ tự mình vượt qua.” – John O’Donohue

3. Cung cấp thức ăn lành mạnh trong căng tin

Những điều nhỏ nhặt có tác dụng lâu dài trong việc tạo ra một môi trường làm việc vui vẻ và không căng thẳng. Hầu hếtnhân viên thích nghỉ ngơi và thư giãn trong giờ nghỉ trưa, vì vậy căng tin phải là nơi không có căng thẳng và thức ăn phải tốt cho sức khỏe.

Một căng tin đông đúc ồn ào cung cấp thức ăn trong veo có thể bù đắp cho những nhân viên lạc quan nhất.

4. Tổ chức tương tác 1-1 hàng tháng

Gặp riêng từng nhân viên và lắng nghe kỹ những gì họ nói. Hãy tự hỏi bản thân xem bạn có thực sự đồng cảm với mối quan tâm của nhân viên hay bạn đang cố bảo vệ quan điểm của mình?

Những cuộc họp này nên là diễn đàn để nhân viên bày tỏ mối quan tâm và đề xuất cải tiến nơi làm việc. Họ nên cảm thấy tin tưởng rằng bạn sẵn sàng đưa ra phiên điều trần công bằng và không thành kiến ​​với họ.

5. Đưa ra các biện pháp khuyến khích nhỏ bằng tiền và nghỉ phép có lương

Những biện pháp khích lệ nhỏ có thể giúp ích rất nhiều trong việc khuyến khích nhân viên của bạn làm việc hiệu quả hơn.

Những khoản tiền thưởng nhỏ khi hoàn thành đúng thời hạn và nghỉ phép có lương có thể khiến nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và được khích lệ.

6. Giải quyết nỗi sợ hãi về hiệu suất của nhân viên

Một số nhân viên có hiệu suất hàng đầu có xu hướng chểnh mảng sau một thời gian vì họ cảm thấy lạc lõng giữa những đồng nghiệp còn lại. Những người làm việc hiệu quả nhất cần được khuyến khích một cách riêng tư để họ không cảm thấy khó chịu với các đồng nghiệp khác.

Nhân viên làm việc kém cần được xử lý cẩn thận hơn, nguyên nhân khiến họ chểnh mảng cần được giải quyếtnhanh nhẹn – có thể công việc họ đang làm không đủ thử thách hoặc có thể do bạn thiếu hướng dẫn.

7. Giúp nhân viên quản lý thời gian hiệu quả

Hướng dẫn và deadline rõ ràng giúp nhân viên sắp xếp công việc hiệu quả hơn. Hướng dẫn không rõ ràng có thể khiến nhân viên căng thẳng do nhầm lẫn hoặc thiếu định hướng.

Nhấn mạnh nhu cầu đúng giờ và quản lý thời gian nhưng cũng khuyến khích họ kết thúc công việc của mình trước một thời điểm kết thúc nhất định. Dành thêm giờ trong văn phòng trở thành thói quen của một số nhân viên và điều này thực sự ảnh hưởng đến năng suất của họ về lâu dài.

8. Cho phép thời gian làm việc linh hoạt

Tính linh hoạt giúp thư giãn trong khi tính cứng nhắc tạo ra căng thẳng. Hãy nghĩ ra những cách để giới thiệu sự linh hoạt trong thời gian làm việc của bạn. Nếu có thể, hãy cho phép nhân viên đến làm việc theo sự thuận tiện của họ.

Tập trung vào các dự án đã hoàn thành hơn là số giờ đã làm việc. Nếu một nhân viên hoàn thành dự án nhanh hơn, hãy cho họ thời gian rảnh (hoặc về nhà sớm) thay vì dồn họ vào các dự án khác.

9. Cho phép tùy chọn làm việc tại nhà

Nếu có thể trong lĩnh vực công việc của bạn, hãy cho phép nhân viên tùy chọn làm việc tại nhà và chỉ đến văn phòng khi được yêu cầu.

Nhiều cuộc khảo sát chỉ ra rằng việc cho phép nhân viên làm việc tại nhà có thể tăng năng suất của họ một cách đáng kể. Ví dụ, cuộc khảo sát này của mộtCông ty có trụ sở tại California đã cho thấy năng suất của người lao động tăng 47% khi được phép làm việc tại nhà!

10. Đặt đồ chơi giảm căng thẳng trong các ô vuông

Để thêm một chút cảm giác thể thao cho văn phòng, bạn có thể đặt một vài đồ chơi giảm căng thẳng tại các ô nhân viên. Đồng hồ bấm giờ cát, nghệ thuật ghim, bóng căng thẳng và trò chơi ghép hình có thể tạo thêm niềm vui cho những hình khối nhạt nhẽo và đóng vai trò như thuốc giảm căng thẳng cho nhân viên.

11. Cho phép chiếu sáng tự nhiên

Màu sơn và ánh sáng được sử dụng trong văn phòng cũng có thể ảnh hưởng đến tâm trạng và sự căng thẳng của nhân viên. Bất cứ khi nào có thể, hãy để ánh sáng mặt trời tự nhiên chiếu vào khuôn viên văn phòng. Có rất nhiều nghiên cứu chứng minh rằng việc tiếp xúc với ánh sáng ban ngày giúp giảm đáng kể căng thẳng cho nhân viên đồng thời tăng năng suất của nhân viên.

Bạn cũng có thể cân nhắc việc cung cấp ánh sáng cá nhân hóa mà nhân viên có thể điều chỉnh theo yêu cầu của họ.

12. Đặt cây xanh trong và xung quanh các phòng làm việc của văn phòng

Không gì bằng một chút thiên nhiên để vực dậy tinh thần đang uể oải. Những tán lá xanh dày và cây hoa tạo ra một môi trường dễ chịu trong văn phòng và cải thiện nhân viên cảm thấy dễ chịu.

13. Đảm bảo môi trường ít ồn ào trong văn phòng

Im lặng là liều thuốc giải độc cho căng thẳng và thủ phạm gây ồn ào. Nói chuyện với nhân viên của bạn và yêu cầu họ giữ mức độ tiếng ồn ở mức nhỏ nhất có thể, đặc biệt là khi họ đang nghe điện thoại. Làm cho văn phòng cách âm bằng cách lótkhối và tường bằng vật liệu, vải tiêu âm.

14. Đảm bảo nhà vệ sinh và tủ đựng thức ăn sạch sẽ

Vòi phòng tắm hoặc bồn tiểu bị rò rỉ có thể ảnh hưởng đến tâm trạng tốt nhất. Đảm bảo bạn thuê đủ nhân viên vệ sinh để giữ cho nhà vệ sinh và tủ đựng thức ăn luôn trong tình trạng sạch sẽ và không tì vết.

15. Giao việc hiệu quả

Cho phép phân công công việc phù hợp để tránh tạo gánh nặng cho một số nhân viên. Có những lúc một số nhân viên làm việc quá sức trong khi những người khác có nhiều thời gian rảnh rỗi – thủ phạm là sự ủy quyền tồi. Theo dõi công việc mà nhân viên đang thực hiện và đảm bảo luân chuyển công việc hợp lý.

16. Tránh ép buộc nhân viên tham gia các hoạt động ngoại khóa

Tôn trọng cá tính của nhân viên. Một số thành viên trong nhóm của bạn sẽ thích ở một mình hơn là tụ tập; kiềm chế bản thân khỏi việc ép buộc họ tham dự các buổi họp mặt và đi chơi.

Dành nhiều không gian để nhân viên thể hiện cá tính của họ thay vì mong đợi họ luôn cư xử theo tinh thần tập thể. Một số nhà quản lý khuyến khích quy định về trang phục cởi mở vì lý do này.

17. Khuyến khích nhân viên thêm dấu ấn cá nhân vào phòng làm việc của họ

Một số nhân viên cảm thấy như ở nhà hơn khi họ thêm một vài dấu ấn cá nhân vào nơi làm việc của họ. Áp phích, ảnh có khung, đồ chơi và văn phòng phẩm cá nhân khác có thể tạo thêm nét cá tính cho môi trường làm việc của họ và giúp họbớt căng thẳng hơn.

18. Tạo môi trường làm việc rộng rãi

Môi trường làm việc rộng rãi sẽ ít bị căng thẳng hơn. Hãy chắc chắn rằng các khối không quá chật chội và có một số không gian cá nhân cho mỗi nhân viên.

19. Đảm bảo với nhân viên rằng họ sẽ không bị sa thải

Nguồn căng thẳng lớn nhất của nhân viên là sự đảm bảo về công việc, vì vậy bạn nên cố gắng hết sức để xoa dịu nỗi sợ hãi này.

Đôi khi cần phải đưa ra những quyết định khó khăn nhưng cách bạn truyền đạt những quyết định này tới nhóm sẽ giúp ích rất nhiều trong việc đảm bảo họ và giúp họ bớt căng thẳng hơn.

20. Tránh các cuộc họp không cần thiết

Có rất nhiều nghiên cứu chứng minh rằng quá nhiều cuộc họp sẽ làm giảm năng suất và tinh thần đồng thời làm tăng mức độ căng thẳng. Bất cứ khi nào có thể, hãy cắt giảm các cuộc họp không thực sự cần thiết. Bạn cũng có thể cân nhắc tổ chức các cuộc họp từ xa thay vì yêu cầu mọi người có mặt trực tiếp trong phòng họp.

21. Tránh quản lý vi mô

Cho phép nhân viên của bạn tự do làm việc một cách độc lập. Quá nhiều kiểm soát là xấu vì không ai thích cảm giác bị kiểm soát. Như đã đề cập trước đó, tính linh hoạt chính là chìa khóa.

Vì vậy, đây là 21 bước đơn giản mà bạn có thể thực hiện ngay hôm nay để giảm đáng kể căng thẳng cho nhân viên. Những chiến lược làm việc cho bạn? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới.